Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/99) 10§ mukainen rekisteriseloste

Rekisterin pitäjä

Kortepohjan asukkaat ry

c/o Pub Kierre
Auvilankuja 2
40740 Jyväskylä

kortepohja@kortepohja.info

Rekisteriasiat

Rekisteriä koskeviin kysymyksiin vastaa yhdistyksen puheenjohtaja Visa Uotila.
Yhteydenotot rekisteriasioissa sähköpostilla: visa@kortepohja.info

Rekisterin nimi

Kortepohjan asukkaat ry:n jäsenluettelo

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin tietosisältö

Rekisteri toimii yhdistyslain velvoittamana jäsenluettelona Kortepohjan asukkaat ry:n jäsenistä. Lisäksi rekisteriin merkataan istuvan hallituksen jäsenet ja heidän sähköpostiosoitteensa.

Yhdistys kerää jäsenten nimet ja sähköpostiosoitteet sekä tiedot kotikunnasta, maksetuista jäsenmaksuista ja jäsenyyden lajista (varsinainen jäsen, kannatusjäsen tai ikijäsen). Jäsenen sähköpostiosoitetta voidaan käyttää jäsenviestintään ja kokouskutsuihin, mikäli siihen on suostumus.

Hallituksen sisäistä yhteydenpitoa varten istuva hallitus kerää keskuudestaan hallituksen jäsenten nimet ja sähköpostiosoitteet. Nämä tiedot kirjataan rekisteriin niille varattuun osioon.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenhakemuksessa ilmoitetut nimi, kotikunta ja sähköpostiosoite.

Yhdistyksen vuosikokouksen pöytäkirjaan kirjatut vuosikokouksen nimittämän hallituksen jäsenten nimet.

Hallituksen jäseniltä keskuudestaan keräämät sähköpostiosoitteet.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterin pitäjä ei luovuta tietoja yhdistyksen ulkopuolelle muuten kuin yhdistyksen kokouksen valitsemille toiminnantarkastajille yhdistyslain mukaista toiminnantarkastusta varten. 

Toiminnantarkastusta varten tiedot anonymisoidaan. Toiminnantarkastajat eivät näe jäsenten yksilöiviä henkilötietoja, vaan ainoastaan tiedot jäsenyyden lajista, kotipaikasta ja jäsenmaksun tilanteesta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina.

Rekisteri on tallennettuna sähköisenä pilvipalveluun, ja tiedostoon pääsy on ainoastaan yhdistyksen istuvalla hallituksella ja mahdollisella hallituksen nimittämällä jäsenvastaavalla.

Rekisteristä voidaan tehdä fyysinen varmuuskopio esim. muistitikulle tai muulle tallenteelle. Fyysinen kopio on salattava. Kopiota ja salausavainta säilyttää yhdistyksen puheenjohtaja tai mahdollinen hallituksen nimittämä jäsenvastaava ja sen käyttöä koskevat samat periaatteet kuin sähköistä rekisteriä.

Kielto-oikeus

Jäsenellä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen jäsentiedottamisessa.

Tietojen korjaaminen ja poistaminen

Rekisterin pitäjä on jäsenen vaatimuksesta velvoitettu oikaisemaan puutteelliset tai virheelliset tiedot.

Rekisterin pitäjä on jäsenen vaatimuksesta velvoitettu poistamaan jäsenen tiedot rekisteristä, mikäli poistaminen ei haittaa yhdistyslain velvoittaman jäsenluettelon ylläpitoa tai jäsenmaksujen seuraamista.

Jäsenen tiedot poistetaan rekisteristä kokonaan, mikäli jäsen kirjallisella ilmoituksella eroaa yhdistyksestä, hallituksen päätöksellä erotetaan yhdistyksestä, tai jos muutoin todetaan, ettei tietojen säilyttämiselle ole perusteita.

Hallituksen jäsenten tiedot poistetaan rekisteristä, kun henkilö ei enää ole hallituksessa.